Хранители времени

10 марта работники архивов России отметили профессиональный праздник. У ямальских специалистов есть дополнительный аналогичный праздничный день в календаре — региональный, отмечаемый 20 марта. День архивов ЯНАО был учреждён в 2013 году, чтобы ещё раз подчеркнуть престижность трудящихся в этих учреждениях и важность их деятельности для общества. О ежедневной работе специалистов отдела по делам архивов администрации Надымского района рассказала начальник отдела Светлана Минько.

— Светлана Николаевна, не так давно муниципальное архивное учреждение стало отделом по делам архивов администрации Надымского района. В связи с чем произошли такие изменения?

— До недавнего времени наше учреждение среди муниципальных архивов автономного округа являлось единственным юридическим лицом, учредителем которого выступала администрация муниципалитета. С 2021 года оно реорганизовано путём присоединения к администрации Надымского района в качестве отдела по делам архивов (муниципальный архив). Само учреждение также является источником комплектования и готовит к передаче на архивное хранение свои документы.

— Какие задачи стоят перед вашим коллективом и какими документами архив комплектуется?

— Главные задачи — это, конечно же, комплектование, хранение, учёт и использование документов. Сегодня в архиве находятся документы органов местного самоуправления, представительных органов города Надыма и Надымского района, учреждений культуры, образования, экономики и социального обеспечения, предприятий газового и строительного комплексов, социально-бытового обслуживания. Они имеют большое историческое и практическое значение, по ним можно проследить преобразования в Надымском рай­оне, изменения в административном, экономическом, культурном и социальном положении муниципалитета, проследить процесс становления и развития органов местного самоуправления.

На данный момент источниками комплектования являются 44 организации, которые ежегодно передают документы на архивное хранение. На 1 ­января этого года у нас открыто 146 фондов, в которых 48 762 дела. За прошедшие два с половиной месяца уже поступило более тысячи управленческих документов и сейчас их количество составляет около 50 тысяч. Это связано со вступлением в силу закона ЯНАО от 23.04.2020 № 38-ЗАО «О преобразовании муниципальных образований, входящих в состав муниципального образования Надымский район, и создании вновь образованного муниципального образования муниципальный округ Надымский район Ямало-Ненецкого автономного округа». С принятием закона у нас ликвидировались девять представительных органов местного самоуправления и все администрации поселений, образованных в составе территории муниципального образования Надымский район. Сегодня администрации поселений являются территориальными органами администрации Надымского района. Поскольку они ликвидируются, на архивное хранение должны быть переданы документы за период с 2015 по 2020 годы включительно.

Кроме того, к нам поступают документы от ликвидированных организаций города, которые не являются источником комплектования архива, но по закону они при прекращении своей деятельности должны передать их нам. В архиве образовано 47 фондов документов по личному составу, в том числе 2 коллекции — по личному составу ликвидированных организаций негосударственных и муниципальной форм собственности. Только в них сформированы документы 170 таких предприятий. Это большой пласт документации, не принять которую по закону мы не можем. Иначе данные просто потеряются и в ­результате ­будут ­нарушены ­конституционные права граждан, ну­ждающихся в информации. В общей сложности за полугодие в архив поступят около пяти тысяч дел. Образованы и постоянно пополняются фонды документов личного происхождения. К наиболее интересным можно отнести сведения от ямальской писательницы, почётного гражданина ЯНАО Нины Ядне, а также историка, исследователя ямальского Севера, исторического памятника «501-я стройка», организатора и руководителя научно-исследовательских экспедиций в На­дым­ском районе Вадима Гриценко. С каждым годом пополняется интересными снимками фонд фотодокументов.

В рамках окружной долгосрочной программы «Развитие информационного общества и формирование электронного правительства Ямало-Ненецкого автономного округа» в отделе функционирует единая информационно-поисковая система электронного архива автономного округа, установлен сканер для оцифровки документов. В модуле «Муниципальный архив» ведётся учёт движения единиц хранения, поступ­ления запросов граждан и юридических лиц и контроль за их исполнением, а также регистрация пользователей читального зала. Регламентом службы по делам архивов ЯНАО по оцифровке архивных документов и последующей их загрузке в ЕИПС предусмот­рено создание электронного фонда пользования оцифрованных документов в трёх форматах, ведение учётных документов на уровне каждого оцифрованного листа архивного документа, создание учётных карточек. Эту кропотливую работу необходимо выполнять ежедневно, чтобы переведённые в ­электронный вид ­документы ­были более ­доступны пользователям и удобны для применения в работе архивистов, а их оригиналы для лучшей сохранности меньше использовались в работе. В первую очередь оцифровке подлежат нормативно-правовые акты органов местного самоуправления, а далее уже документы по их значимости. Всего в электронный вид переведено около 6 тысяч дел, это более 13 тысяч документов.

— Какие муниципальные услуги оказывает отдел по делам архивов?

— Архивные документы широко используются, удовлетворяя потребности в ретроспективной информации. Архивисты оказывают помощь работникам предприятий и организаций, учащимся школ и студентам в поиске интересующих их сведений, выдаче по ним архивных копий и выписок. Также на основании документов по личному составу, находящихся на хранении в архиве, по запросам граждан, организаций, филиалов Пенсионного фонда РФ, в том числе управление Пенсионного фонда в Надымском районе, выдаём архивные справки о заработной плате, о подтверждении трудового стажа в районах Крайнего Севера и отработанных часах и днях, исторические сведения в связи с переименованием предприятий и многие другие. Количество запрашиваемых справок ­социально-правового характера рас­тёт постоянно, в год мы выполняем от 4 до 5 тысяч запросов. Чем больше поступает на архивное хранение документов по личному составу ликвидированных организаций, тем, соответственно, больше запросов данной направленности.

Ещё один вид запросов — тематический. В большей степени они исходят от органов местного само­управления. Запрашивают копии нормативно-правовых документов, актов ввода в эксплуатацию жилых помещений и социально-культурных объектов, постановления и решения различных комиссий. Граждане запрашивают факты подтверждения награждения теми или иными наградами, получения жилых помещений, копии договоров приватизации квартир, отказы от приватизации, документы по аренде земли и другие. 

Сейчас большое внимание уделяется работе с пользователями. В целях знакомства с архивом, составом и содержанием архивных документов сотрудники организуют выставки и экспозиции, проводят экскурсии, интеллектуальные викторины для учащихся школ города. Интенсивное развитие новейших автоматизированных технологий предполагает переход в ближайшее время на предоставление услуг населению по принципу экстерриториальности и «одного окна». Предполагается сотрудничество в этом ­направлении с МФЦ. На ­сегодняшний день результат муниципальной услуги можно получить лично — непосредственно в самом отделе, по почте России, через филиалы Пенсионного фонда РФ.

— И со всем этим объёмом работы справляется небольшой коллектив?

— Да, со всей работой справляются семь человек: начальник, четыре главных и два ведущих специалиста. У нас очень дружный стабильный коллектив, от нас сотрудники уходят лишь на пенсию. Усидчивость, внимание, грамотность, умение общаться с людьми — это те качества, которыми должен обладать каждый архивный работник. И могу без преувеличения сказать, что все специалисты отдела ими обладают в полной мере. А взаимопонимание и поддержка в коллективе всегда стоят на первом месте. За каждым сотрудником закреп­лены определённые организации — источники комплектования. Ежегодно создаются новые фонды, увеличивается количество архивных дел и, как следствие, поступление запросов. Работа по использованию и демонстрации архивных документов, удовлетворение пользователей запрашиваемой информацией требует определённого количества штатных работников. С 2004 года штатная численность сотрудников архива не менялась, а за это время объём документов увеличился с 12 до 50 тысяч архивных дел.

— Для того чтобы обеспечить максимальную сохранность архива, вы уже несколько раз переезжали. На сегодня все вопросы с помещением решены?

— У нас остро стоит проблема с помещением. В здание по адресу: посёлок Лесной, 20, мы переехали в 2019 го­ду. Сейчас отдел по делам архивов занимает 573 кв. м, хранилища расположены на 191 кв. м, а этого очень мало, загруженность стопроцентная. Принимать документы ликвидированных организаций проблематично, а в соответствии с законом об архивном деле мы не имеем права их не принять. Если ещё можно отложить на время приём документов постоянного хранения от организаций — источников комплектования, то от последних отказаться не можем. Администрацией Надымского района рассматривается вопрос предоставления более подходящего здания. Для дальнейшего нормального функционирования муниципальному архиву с учётом поступ­ления документов в будущем необходимо помещение площадью не менее 1–1,5 тыс. квадратных метров с соблюдением правил, предъявляемых к зданиям архива. Очень надеемся на положительное решение этого вопроса. 

Фото Евгения Гончарова

ПОДЕЛИТЬСЯ:
Поделиться в vk
Поделиться в odnoklassniki
Поделиться в facebook
Поделиться в email
Поделиться в telegram
Поделиться в whatsapp

Оставьте комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Пролистать наверх